Customer and supplier privacy information

1. Finalità della presente informativa

La presente Informativa ha lo scopo di definire i principi adottati da Aliaxis Utilities & Industry AG in merito all’utilizzo e alla protezione dei Dati Personali dei propri clienti e fornitori. Rispettiamo i diritti alla privacy dei nostri clienti e fornitori e ci impegniamo a trattare i Dati Personali in modo responsabile e in conformità con le leggi applicabili. La presente Informativa descrive i Dati Personali che raccogliamo e trattiamo, le finalità del Trattamento e i diritti dell’utente in relazione ad esso. In caso di domande relative agli standard applicabili, commenti o reclami riguardanti la presente Informativa, invitiamo a contattarci come indicato nella sezione 5 di seguito.

2. Definizioni

Per “Dati Personali” si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (ad es. un Interessato). Per persona identificabile si intende qualsiasi persona che possa essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante un identificativo come un nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o in base a uno o più fattori specifici relativi alla sua identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale.

Per “trattamento” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di mezzi automatizzati sui dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, l’allineamento o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Per “Dati Personali Sensibili” si intende qualsiasi informazione relativa all’origine razziale o etnica, alle opinioni politiche o filosofiche, alle credenze religiose, alla salute o alle condizioni fisiche o mentali, alla vita, alle preferenze o all’orientamento sessuale, all’appartenenza o all’affiliazione sindacale, ai dati biometrici, alle informazioni genetiche, alla commissione o alla presunta commissione di un reato penale e a qualsiasi altra azione legale correlata o condanna passata dell’Interessato.

Per “Soggetto dei dati” si intende (i) qualsiasi rappresentante o contatto commerciale di un cliente, fornitore, prestatore di servizi e/o distributore, sia esso esistente o potenziale; (ii) qualsiasi persona fisica che possa essere considerata un cliente finale (clienti finali, distributori, installatori, privati...).

3. Trattamento dei dati personali degli interessati

3.1. Informazioni generali

Trattiamo i Dati Personali relativi agli Interessati i cui Dati Personali ci siano stati forniti. Ai fini della presente Informativa, Aliaxis Utilities & Industry AG agirà in qualità di responsabile del trattamento dei Dati Personali degli Interessati. Inoltre, anche altre società del Gruppo Aliaxis possono agire in qualità di titolari del trattamento per determinate attività di trattamento a livello di gruppo relative ai Dati Personali.

3.2. Tipi di dati personali che potremmo raccogliere

I tipi di dati personali trattati relativi agli interessati possono includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: dati identificativi e recapiti (quali nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, data di nascita...), dati professionali (quali datore di lavoro, figura professionale, posizione, sede di lavoro ecc....), posizione e dati elettronici (come la cronologia di navigazione sui siti web di Aliaxis), dettagli relativi alla vita personale e professionale, identificativi nazionali (come codice fiscale, partita IVA, Carta d’identità/passaporto, status di immigrazione/visti, informazioni IT necessarie per consentire l’accesso alla piattaforma web o all’applicazione mobile della Società (come indirizzi IP, dati di navigazione e informazioni di accesso), dettagli finanziari (come numero di conto corrente, dati della carta di credito) e qualsiasi altra informazione che possa essere comunicata volontariamente (come informazioni relative a domande o reclami da parte di un interessato).

Nella maggior parte dei casi, i Dati Personali vengono raccolti direttamente dall’interessato ma, in alcuni casi, possono essere ottenuti indirettamente da:

• altre entità del Gruppo Aliaxis;
• sistemi di sicurezza/IT del Gruppo Aliaxis;
• fonti pubbliche quali registri delle imprese e altre informazioni disponibili al pubblico relative alle società; e
• terze parti, se consentito dalla legge applicabile o con il consenso dell'interessato (come il datore di lavoro di un interessato o gli intermediari di dati).

3.3. Dati personali sensibili

Di norma, non raccogliamo né trattiamo dati personali sensibili ricevuti dagli interessati. Tuttavia, in alcune circostanze e laddove richiesto dalla legislazione nazionale, potremmo dover raccogliere, o richiedere di comunicare su base volontaria, alcuni Dati Personali Sensibili per finalità commerciali legittime; ad esempio, condanne e reati penali (ad es. in caso di procedure fallimentari) o credenze religiose (ad es. per l’organizzazione di un viaggio per una parte interessata, è richiesta una copia di un documento di identità per richiedere un visto: in alcuni paesi, il passaporto può rivelare informazioni sulla religione dell’interessato).

3.4. Legittimità del trattamento

La base giuridica su cui ci basiamo per raccogliere e trattare i Dati Personali varia a seconda dei Dati Personali stessi e dello scopo specifico per cui tali Dati Personali vengono raccolti. In generale, trattiamo i Dati Personali degli Interessati sulla base dei seguenti fondamenti giuridici e legittimi:

• rispetto degli obblighi legali a cui siamo soggetti (ad es. leggi contrattuali e fiscali);
• necessità di concludere o eseguire un contratto con l'interessato e/o il suo datore di lavoro/azienda (compresa l'apertura di conti clienti, la logistica (come la spedizione e la consegna), la fatturazione, la gestione delle controversie…);
• qualora tale trattamento rientri nei nostri interessi legittimi e non sia prevalso dagli interessi della protezione dei dati o dai diritti e dalle libertà fondamentali degli interessati (ad es. per lo svolgimento della nostra attività o per la gestione di clienti/fornitori);
• consenso dell'interessato (ad es. quando un interessato si iscrive a una newsletter

Laddove il trattamento dei dati personali sia necessario ai fini dell’esecuzione di un contratto con un interessato e/o il suo datore di lavoro/azienda (ad es. per gestire tale rapporto) o per ottemperare alle leggi applicabili, la comunicazione dei dati personali costituisce un requisito legale o contrattuale. Di conseguenza, se l'interessato non ci fornisce tali Dati Personali, non saremo in grado di gestire questo rapporto o di ottemperare alle leggi applicabili. Laddove richiesto dalla legge, chiederemo all'interessato di fornire il suo consenso preventivo al trattamento dei Dati Personali (ad es. per il trattamento di Dati Personali Sensibili).

3.5. Finalità del trattamento

I Dati Personali vengono di norma trattati allo scopo di gestire il nostro rapporto con l'interessato o con il suo datore di lavoro/azienda. Potremmo inoltre trattare i Dati Personali per i seguenti scopi:

• finalità di gestione contabile di clienti/fornitori (gestione degli ordini, fatturazione, recupero crediti, ecc.);
• promozione, pubblicità e marketing dei nostri prodotti e servizi;
• comunicazione di informazioni ai clienti (tramite la nostra newsletter, via e-mail, piattaforme di social media e centri di marca);
• rispondere a richieste/reclami da parte di clienti/fornitori;
• valutazione delle prestazioni aziendali;
• svolgimento di attività di contabilità, previsione, budgeting e pianificazione finanziaria;
• gestione delle applicazioni mobili;
• raccolta di prove in caso di controversie;
• fornire assistenza tecnica ai nostri clienti, nonché servizi post-vendita (comprese le informazioni tecniche relative ai nostri prodotti);
• gestire i profili degli account dei clienti sulle nostre piattaforme web e app mobili e fornire l'accesso a tali profili. Per ulteriori informazioni sui Dati Personali raccolti online, si prega di consultare la nostra Informativa sulla privacy web;
• aiutarci a condurre la nostra attività in modo più efficace ed efficiente, nonché monitorare e migliorare la qualità dei nostri prodotti e/o servizi;
• svolgere sondaggi, indagini di soddisfazione e studi con i nostri clienti;
• E rispettare le leggi e i regolamenti applicabili, oppure esercitare o difendere i nostri diritti legali.

Qualora desiderassimo trattare ulteriormente i Dati Personali per finalità diverse da quelle descritte nella presente Informativa, informeremo gli Interessati e forniremo qualsiasi altra informazione pertinente prima di avviare il Trattamento.

3.6. Divulgazione dei Dati Personali

Garantiamo che l'accesso ai Dati Personali sia consentito solo ai nostri dipendenti che ne hanno bisogno per svolgere i propri compiti e responsabilità, nonché a terzi che hanno un motivo legittimo per accedervi. Se divulghiamo Dati Personali a un'altra entità del Gruppo Aliaxis o a terzi, adotteremo tutte le misure necessarie per garantire un livello adeguato di protezione di tali dati.

In particolare, i Dati Personali degli Interessati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

a) Altre società del Gruppo Aliaxis: potremmo condividere i Dati Personali con altre entità all’interno del Gruppo per sviluppare il nostro rapporto con gli Interessati e/o il loro datore di lavoro/azienda, nonché per altri scopi commerciali legittimi quali servizi/sicurezza IT, Fiscalità e Contabilità e Gestione aziendale generale;
b) Fornitori di servizi terzi: potremmo inoltre divulgare determinati Dati Personali a terzi che ci forniscono servizi, quali fornitori IT, appaltatori, avvocati e consulenti, in base alla necessità di conoscere tali informazioni.
c) Autorità pubbliche: potremmo inoltre comunicare Dati Personali alle autorità pubbliche, in conformità con le leggi applicabili.
d) Altre terze parti: potremmo inoltre comunicare Dati Personali ad altre terze parti per altri motivi legittimi, tra cui:

• qualora siamo tenuti a farlo per legge (ad esempio, per ottemperare a procedimenti legali validi quali mandati di perquisizione o di comparizione, o ordinanze del tribunale, ecc.);
• tale comunicazione sia necessaria per fornire servizi e/o informazioni alle parti interessate e/o al loro datore di lavoro/azienda;
• tale comunicazione sia giustificata dai nostri interessi legittimi sopra descritti;
• tale comunicazione sia correlata alle nostre regolari attività di rendicontazione ad altre società del Gruppo Aliaxis; in relazione alla vendita, alla cessione o ad altro trasferimento di tutta o parte della nostra attività;
• previo consenso dell'interessato.

3.7. Trasferimento internazionale dei dati personali

Il nostro Gruppo opera a livello globale, pertanto potremmo dover trasferire Dati Personali ad affiliate del gruppo o fornitori di servizi terzi situati in paesi diversi da quelli in cui i Dati Personali sono stati inizialmente raccolti per facilitare la gestione dei nostri rapporti con clienti e fornitori a livello globale. In tal caso, adotteremo misure di sicurezza adeguate per garantire un livello adeguato di protezione dei dati personali trasferiti. Se il trasferimento riguarda dati personali di residenti europei in paesi al di fuori dell'Unione Europea (UE) e dello Spazio Economico Europeo (SEE), adotteremo le misure necessarie per garantire un livello adeguato di protezione dei dati ai sensi della normativa UE, come la stipula di clausole contrattuali standard dell'UE con la parte che riceve i dati.

3.8. Protezione dei dati personali

Ci impegniamo a garantire la protezione dei Dati Personali delle Parti Interessate. Al fine di prevenire l'accesso o la divulgazione non autorizzati o qualsiasi altra forma illecita di Trattamento dei Dati Personali, abbiamo messo in atto misure fisiche, tecniche e procedurali adeguate per proteggere i Dati Personali in nostro possesso.

L'accesso ai Dati Personali è limitato ai dipendenti autorizzati al solo scopo di adempiere alle loro responsabilità professionali. Abbiamo inoltre implementato adeguate misure tecniche, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, autorizzazioni di accesso, autenticazioni, firewall, misure antivirus, piani di backup e di ripristino in caso di disastri, progettate per fornire un livello di sicurezza adeguato al rischio inerente al trattamento dei Dati Personali.

3.9. Conservazione e cancellazione dei dati personali

Conserveremo i Dati Personali in conformità con le leggi applicabili e esclusivamente nella misura necessaria per adempiere alle finalità previste della raccolta. In generale, ciò significa che i Dati Personali saranno conservati per tutto il tempo in cui avremo un rapporto con l'Interessato e/o il suo datore di lavoro/azienda, più un periodo ragionevole di dieci anni successivi per rispondere a richieste di informazioni o per gestire eventuali questioni legali.

Al termine del periodo di conservazione, ci assicureremo che i Dati Personali vengano cancellati o resi anonimi o, se ciò non fosse possibile (ad esempio, perché i Dati Personali sono stati archiviati in archivi di backup), li conserveremo in modo sicuro, isolandoli da qualsiasi ulteriore attività di trattamento.

4. Diritti alla privacy delle parti interessate. Le parti interessate hanno i seguenti diritti:

• il diritto di ottenere la conferma che i propri Dati Personali siano o meno oggetto di trattamento e, in tal caso, il diritto di accedere e/o ricevere una copia dei propri Dati Personali;
• diritto di rettificare o aggiornare eventuali Dati Personali errati o incompleti;
• diritto di ottenere la cancellazione dei propri Dati Personali;
• diritto di limitare il trattamento dei propri dati personali in base a determinati fondamenti giuridici;
• diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali per motivi connessi alla propria situazione specifica, qualora tale trattamento sia necessario per il perseguimento del legittimo interesse di una Società;
• diritto di rinunciare in qualsiasi momento alle comunicazioni di marketing inviate;
• diritto di ricevere i propri Dati Personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile elettronicamente, e di far trasmettere i propri Dati Personali a un altro responsabile del trattamento qualora il Trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e sia basato sul consenso dell’interessato o sui termini contrattuali stipulati con l’interessato o il suo datore di lavoro/azienda;
• diritto di non essere sottoposto a decisioni basate esclusivamente sul trattamento automatizzato (inclusa la profilazione) e che producano effetti giuridici o incidano sugli interessati.
• diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento qualora il trattamento dei dati personali sia basato sul consenso. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima di tale revoca, né pregiudica il trattamento dei dati personali effettuato sulla base di motivi di liceità del trattamento diversi dal consenso;
• E diritto di presentare un reclamo all'autorità competente per la protezione dei dati.

Nel caso in cui l'interessato desideri esercitare uno dei diritti sopra menzionati, è pregato di contattarci come indicato nella sezione 5 di seguito. Risponderemo a tutte le vostre richieste in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

5. Richieste o dubbi

In caso di domande o dubbi su come trattiamo i dati personali, per ulteriori informazioni sulla presente Informativa o per esercitare i diritti in materia di privacy, si prega di contattare: il CFO nazionale, attualmente Petra Killias, presso la sede centrale dell’azienda.

6. Aggiornamenti alla presente Informativa

La presente Informativa può essere aggiornata periodicamente per riflettere eventuali modifiche necessarie alle nostre pratiche in materia di privacy. Ultimo aggiornamento: ottobre 2023.

Aliaxis Utilities & Industry AG